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P-R-O-C-E-S-S-O-S: não adianta torcer o nariz

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Por Julio Cesar, Gerente de Projetos 

Quando falamos de processos e fluxos de trabalho, muitos já associam à “burocratização”, que no Brasil ganhou conotação negativa (mesmo a burocracia não ter sido criada para lentidão dos trabalhos, mas sim para a garantia dos mesmos). Devemos dar mais importância aos processos, até porque diariamente somos guiados por eles.

Já parou para pensar que, desde o momento que levantamos para trabalhar até o momento que vamos dormir, somos impactados por processos (processo de fazer o café, o processo de tomar banho, o processo de fazer um layout, o processo de desenvolver um software ou um website…)?

Em um mundo cada mais mais tecnológico, as soluções necessárias para o cliente são cada vez mais complexas e necessitam da participação não só de um, mas de vários especialistas. Como organizar todas essas “cabeças” e sempre focar no resultado?

Organizando o Caos

No meio desse possível caos — onde temos vários envolvidos, necessidades e por que não até egos — aparece a palavra PROCESSO para organizar. Sinto em dizer, mas, até que se invente algo, ela nos acompanhará no nosso dia a dia.

Processos são necessários para atingir resultados com sucesso, e isso deve ser feito através da organização dos fluxos de trabalho, criação de métodos e definição clara de papéis e responsabilidades.

Desta forma é possível direcionar os especialistas na entrega de uma solução, fazendo-os terem clara visão da sua importância e responsabilidades naquilo que foram designados a desenvolver. Também é possível melhor focar os gestores, que devem acompanhar os fluxos de entrada, desenvolvimento e saída das equipes garantindo o prazo, custo e escopo.

Você lendo “prazo, custo e escopo”, logo deve ter pensado na gerência de projetos, mas procedimentos devem ser enxergados com atenção em toda a organização. Imagine você realizar uma entrevista em uma empresa e a sua entrevistadora não ter a real visão dos papéis e responsabilidades a serem exercidas pelo profissional a ser contratado? Ou quando o projeto sai do planejado e não é possível identificar quem é o real responsável por aquela etapa? O caos estaria plantado.

As organizações

Claro que todas as organizações são naturalmente formadas por processos, a diferença entre elas é como elas são geridas. Um dos erros mais comuns das empresas é não formalizar seus fluxos de trabalho e os procedimentos padrão. Delegam isso para as mentes de cada funcionário, criando um “efeito telefone sem fio” na empresa.

As formalizações devem gerar documentos que precisam ser vistos, juntos, como um guia para desenvolvimento das atividades, e não como um limitador do pensamento, inovação ou pro atividade dos colaboradores (inclusive, esta é a maior desculpa para não se formalizarem os processos e fluxos). Mas a somente geração dos documentos não basta. São necessárias algumas ações, como:

  • Desenvolvimento dos processos idealizado por especialistas e pessoas ligadas ao negócio. Assim, obtém-se um equilíbrio da parte técnica sem perder a necessidade final, que é atender o cliente;
  • Disseminação dos procedimentos entre todos os envolvidos;
  • Follow-up para acompanhamento dos processos, inclusive, através de indicadores;
  • Resgate, reflexão e atualização frequentes dos documentos, não permitindo a sua obsolescência.

Porém, o caminho não é fácil…

A implantação de uma gestão por processos e a procura da melhoria contínua não é um caminho fácil, pois esbarra em questões de interesses pessoais e até mesmo na cultura do brasileiro (ex: “jeitinho”). A procura da melhoria contínua dos processos deve ser estratégica e virar cultura na organização, com o patrocínio e incentivo da alta gestão para o garantir o sucesso e os impactos esperados.

Excelência — saindo da eficiência e buscando a eficácia

A geração de indicadores, o follow-up e a atualização frequente dos processos fazem com que a organização saia da eficiência para chegar à eficácia. A procura da excelência dos procedimentos deve resultar na melhoria dos trabalhos e entregas para os clientes, do relacionamento entre as áreas internas/clientes/fornecedores e do clima organizacional, além de diminuição de gastos e retrabalhos. Em resumo, a melhoria deve gerar mais lucros e menos gastos oriundos de ineficiência e desperdícios.

Não tenha medo de processos. Mais do que fazer parte, eles são, de fato, o trabalho em si. Também não é caso de “aceitar que dói menos”. Use-os ao seu favor e terá um projeto muito mais bem-resolvido e agradável.

Sobre o autor

Tritone Interactive

A Tritone é uma agência de experiência e design digital. Trabalhamos para encontrar as melhores soluções que resultam em experiências por meio dos canais digitais disponíveis e, por intermédio delas, repensamos os serviços e a forma como as interações entre marcas e seus clientes podem se desenvolver, criando engajamento e fidelização.

Pioneiros em webdesign, arquitetura de informação, concepção de plataformas que automatizam processos, conteúdo, forma e função. Evoluímos naturalmente para o design de experiência porque temos a tecnologia e o design em nosso DNA. Conhecemos profundamente a importância do branding e, por isso, somos o parceiro ideal para realizar as transformações que nossos clientes buscam e necessitam.

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